Het stroomlijnen van processen: waarom zouden we dit doen?

Toegegeven, het uitschrijven van uniforme werkprocessen met bijbehorende rollen en verantwoordelijkheden, is niet bepaald een klus om je op te verheugen. Het is als het opruimen van de zolder, die in de loop der jaren volgestouwd is met dozen. Maar wie zijn tanden hier eens inzet, gaat profiteren van overzicht, structuur, duidelijkheid en een veel efficiëntere manier van werken. Toch maar eens de mouwen opstropen?

Heeft uw organisatie uitgeschreven onderhoudsprocessen? Is de inhoud van de functies binnen onderhoud overal precies gelijk? En worden ‘best practices’ tussen vestigingen en afdelingen vlot gedeeld? ‘De kans is groot dat u moet toegeven dat daar zeker iets in verbeterd zou kunnen worden. Dit horen wij namelijk veel’, zegt Peter Decaigny van Mainnovation. ‘Maar wie bovenstaande vragen met ‘ja’ kan beantwoorden heeft een goede basis om de organisatie te stroomlijnen en/of een IT-tool op een goede manier te implementeren. En dit is weer de fundering voor verdere verbeteringen in effectiviteit en efficiëntie.’

Rommel op zolder

Veel Maintenance en Asset Management organisaties zijn organisch gegroeid. Daar is op zich niets mis mee. Voor de mensen die betrokken waren bij deze groei is dit allemaal logisch. Sommige keuzes waren een compromis onder druk van toenmalige stakeholders. Soms zijn organisaties gebouwd rond personen en niet op basis van duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Sommige IT-tools zijn geconfigureerd om de functionaliteit van oude IT-tools na te bootsen. In sommige grote bedrijven werken de verschillende onderhoudsafdelingen of teams op een totaal verschillende manier.
Het is als ‘rommel op zolder’. In het begin was er nog een systeem, een bepaalde opbergstructuur, maar er kwamen meer spullen bij en uiteindelijk ben je eerst andere dozen aan het verschuiven, voor je bij de juiste doos terecht komt. ‘Dat kan efficiënter. Dat begint met opruimen en een plan opstellen hoe je deze verrommeling voorkomt.’

Werkprocessen uniformeren

Met een procesmap kun je de toekomstige (gewenste) situatie beschrijven. Dit document is een gedetailleerde beschrijving van alle processen die binnen de Maintenance en Asset Management organisatie van belang zijn.
Het uitschrijven van uniforme werkprocessen kan op twee manieren: je start ofwel helemaal blanco en begint vanaf een nulpunt alle stappen te noteren, of je maakt gebruik van een bestaande procesmap. ‘Beide manieren hebben uiteraard voor- en nadelen’, legt Decaigny uit. ‘Bij een blanco start kan iedereen zijn zegje doen, waardoor je commitment krijgt. Het is echter zeer tijdrovend.’ Door gebruik te maken van een bestaande procesmap ligt er al een behoorlijke basis en dit is sowieso al tijdwinst. ‘Maar dan moet die basis wel goed zijn uiteraard. De zolder opnieuw inrichten wanneer de vloer verrot is, zou geen goed idee zijn.’

Op basis van best practices

Daarom maakt Mainnovation gebruik van de VDM^XL Process Map. Deze Process Map is gebaseerd op bewezen ‘best practices’ van toonaangevende Maintenance & Asset Management-organisaties uit verschillende branches. Deze werkwijze is uitgeschreven in ruim 60 werkprocessen die tezamen de VDM^XL Process Map vormen. Deze template wordt vervolgens, in verschillende workshops, kritisch beoordeeld. Wat ontbreekt er en wat zou wel of juist niet voor deze organisatie werken? ‘En ja, dat werkt’, zegt Decaigny. ‘Proceshandelingen zijn vaak heel generiek en door deze te finetunen krijgen we een procesmap die zeer klant specifiek is. Maatwerk dus.’
‘Er zijn bedrijven die aangeven dat ze al beschikken over uitgeschreven onderhoudsprocessen’, vertelt Decaigny. ‘Maar deze zijn dan gebaseerd op datgene dat het ISO 9.001 handboek aanreikt. Voor het herinrichten van een organisatie, zijn deze procesbeschrijvingen echter van weinig waarde. Ze zijn te high level en geven te weinig houvast voor de vervolgstappen.’
De volgende stap is namelijk om op basis van de processen – die beschrijven wat er moet gebeuren – de rollen en daarbij behorende verantwoordelijkheden toe te wijzen met hieraan gekoppelde KPI’s. En het uiteindelijke praktische resultaat is de werkinstructie die hieruit voortkomt. Deze beschrijft de te verrichten handelingen met focus op hoe dingen moeten gebeuren.

Handen uit de mouwen?

Dit klinkt misschien als een enorme hoeveelheid werk. Als dagenlang achter de computer zitten en schrijven, evalueren en weer schrijven. Discussies uitvechten wat nu de juiste aanpak is want niemand wil zijn werkwijze veranderen. Je kunt inderdaad een metershoge drempel opwerpen en hier nooit aan beginnen, maar de rommel op zolder zal zich opstapelen…
En er zijn meerdere redenen om toch de handen uit de mouwen te steken. ‘Voor ISO certificering is een uniforme procesmap een perfect uitgangspunt. De VDM^XL Process Map sluit naadloos aan op ISO 55000.’ Wanneer een multisite onderneming besluit om één EAM systeem te implementeren voor alle vestigingen – wat met enige regelmaat voorkomt – kan de proces inrichting als blauwdruk worden gebruikt voor deze (toekomstige) gemeenschappelijke IT tool. ‘Natuurlijk kunnen nog altijd verschillen bestaan in hoe de organisatie is ingericht. Wanneer verantwoordelijkheden worden toegewezen aan een bepaalde rol in plaats van een specifieke functie, kunnen toch uniforme werkwijzen worden gehanteerd. Je wil immers dat de uitvoering gebeurt op die wijze die is bestempeld als meest effectief en meest efficiënt. Dat deze manier van werken waarde oplevert, spreekt voor zich’, legt Decaigny uit. Ook heeft een uniforme werkwijze voordelen bij het opleiden van medewerkers of het inwerken van nieuwe medewerkers. ‘Kortom, het loont de moeite. Het kost tijd en inzet, maar nu de handen uit de mouwen steken betekent ruimte creëren voor verbetering en groei in de toekomst.’

Bent u geïnteresseerd in de VDM^XL Process Map? De consultants van Mainnovation zijn u graag van dienst om structuur aan te brengen en uniformiteit in processen, organisatie, IT-tools en KPI’s door te voeren. Mail naar info@mainnovation.com.