Privacy verklaring Mainnovation b.v.

17 mei 2018

Voor het uitvoeren van onze werkzaamheden slaan we persoonsgegevens op. We willen u graag informeren hoe we met uw privacy omgaan. We houden ons aan de privacywet. Dit betekent dat uw gegevens bij ons veilig zijn en dat we ze fatsoenlijk gebruiken. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen en hoe we deze gebruiken.

Communicatiemiddelen

Voor onze communicatie gebruiken we onder andere e-mail en (online) documenten om samen te werken. Al onze e-mail en online gedeelde documenten wordt ontvangen, verstuurd en opgeslagen door het Amerikaanse bedrijf Microsoft. Om per e-mail te kunnen communiceren is in ieder geval uw naam en e-mailadres noodzakelijk en wordt bij binnenkomende berichten het IP adres van de verzendende mailserver opgeslagen. Dit doet Microsoft om de afzender van het bericht te kunnen controleren.

De informatie wordt door Microsoft overgebracht naar servers in de Nederland, Ierland, Finland en Oostenrijk. Microsoft is opgenomen in het Europees-Amerikaans Privacy Shield register en stelt zich hieraan te houden. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens. Microsoft kan deze informatie aan derden verschaffen indien Microsoft hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Microsoft verwerken. Wij hebben hier geen invloed op.

Voor onze vaste telefonie gebruiken we een dienst van het Nederlandse bedrijf RoutIT. Hierbij worden door RoutIT telefoonnummers van binnenkomende en uitgaande gesprekken opgeslagen. Dit gebeurt om inzicht te krijgen met wie we contact hebben en bij eventuele problemen contact op te kunnen nemen. De telefoonnummers in RoutIT worden niet voor andere (marketing) doeleinden gebruikt door RoutIT of door onszelf. De telefoonnummers worden 5 maanden bewaard.

Administratie

Voor onze administratie en CRM (relatiebeheer) gebruiken we onze eigen interne systemen, die beheerd worden door externe professionele IT bedrijven waarmee wij Verwerkersovereenkomsten hebben afgesloten.. Uw (zakelijke) adresgegevens, de contactpersonen, projectgegevens en financiële gegevens voor facturatie worden hierin bewaard. Alle gegevens worden op servers opgeslagen. Financiële gegevens worden minimaal zeven jaar bewaard, deze bewaartermijn is wettelijk verplicht.

Archivering

Voor de archivering van document maken we gebruik van Sharepoint, een platform van het Amerikaanse bedrijf Microsoft. Dit doen we om aangeleverde bestanden op te kunnen slaan, bestanden met medewerkers te kunnen delen en een archief te hebben om bij problemen op terug te kunnen vallen. Kopieën van deze bestanden kunnen ook lokaal op computers aanwezig zijn of indien wettelijk noodzakelijk analoog in ons kantoor.

Alle gegevens die door Microsoft worden opgeslagen, staan op servers in Nederland, Ierland, Finland en Oostenrijk. Microsoft is aangesloten bij het Europees-Amerikaans Privacy Shield register en stelt zich hieraan te houden. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.

Website en nieuwsbrief
Statistieken
Wij houden statistieken bij over het gebruik van onze website in de vorm van uw IP adres en bezochte pagina’s. Met deze statistieken krijgen we inzicht in het gebruik van de website en kunnen we eventuele problemen makkelijker oplossen. Zo kunnen we bijvoorbeeld zien of een bepaalde bezochte pagina een error opleverde. Deze gegevens bewaren we gedurende een korte periode op onze server.

Google Analytics
Via onze website worden cookies geplaatst door het Amerikaanse bedrijf Google. Wij gebruiken via hun Google Tag Manager tool hun Analytics-dienst om bezoekersgedrag bij te houden en rapportages te krijgen over het website gebruik. Zo kunnen wij onze website en diensten verbeteren. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hierop geen invloed.

U kunt een Google browserextentie installeren om te voorkomen dat u bij onze en andere websites met haar Analytics dienst wordt gevolgd.

Nieuwsbrief
Via onze website kunt u zich aanmelden voor onze nieuwsbrief. Hiervoor vragen we uw emailadres en vooraf toestemming om u aan de lijst van geadresseerden toe te voegen. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink. Deze gegevens worden bewaard totdat u zich voor de nieuwsbrief heeft afgemeld.

YouTube
Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de YouTube-dienst. Wij gebruiken deze dienst om u video’s te tonen. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hierop geen invloed. De informatie wordt overgebracht naar Google en door Google voor onbepaalde tijd opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google is opgenomen in het Europees-Amerikaans Privacy Shield register en stelt zich hieraan te houden. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.

Minderjarigen

Onze diensten zijn alleen gericht op zakelijke gebruikers en daardoor niet gericht aan minderjarigen. Wij hebben dus niet de intentie gegevens te verzamelen van personen die jonger zijn dan 18 jaar. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op. Wij verwijderen dan deze informatie.

Wijzigingen in deze privacy verklaring

Wanneer onze organisatie / automatisering wijzigt, dienen we mogelijk ook onze privacyverklaring aan te passen. Let dus altijd op de datum hierboven.

Inzage en wijziging van uw gegevens

Als u vragen heeft of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u contact met ons opnemen.

U heeft de volgende rechten:
● Uitleg over welke persoonsgegevens we van u hebben en hoe we deze gebruiken.
● Het laten corrigeren van de persoonsgegevens die we van u hebben.
● Het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens die we van u hebben.
● Het intrekken van toestemming om uw persoonsgegevens te gebruiken.
● Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik van uw persoonsgegevens.

Let op dat u duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.

Klacht indienen

Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, vragen we u een bericht te sturen naar info@mainnovation.com. Mochten wij u alsnog niet goed helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl vind u hoe u een klacht kunt indienen.