Total ErtveldeVDM^XL Audit en het opzetten van uniforme processen bij Total Ertvelde

De opdracht

Vroeger kon men met een beperkt aantal formules de volledige markt afdekken. Vandaag worden de formules complexer en het olieverbruik steeds lager. Ook de homologaties en klanteneisen worden steeds strikter. De flexibele en sterk geautomatiseerde lijnen zijn hierbij een belangrijk hulpmiddel maar dit stelt ook steeds hogere eisen aan de technische dienst om dit te beheren. In dit kader was Total op zoek naar een partner om de technische dienst en de bijhorende processen te evalueren en klaar te maken voor de uitdagingen van de toekomst.

De aanpak

Mainnovation heeft in eerste instantie een VDM^XL-audit doorgevoerd bij Total Ertvelde. Hierbij was het belangrijk om een goed beeld te krijgen van de actuele situatie. Dit doen we standaard aan de hand van drie bronnen:

• door een aantal onderhoudsindicatoren op te vragen die we daarna kunnen benchmarken met gelijkaardige bedrijven in de smeermiddelen sector;
• door gesprekken te voeren met de mensen van de onderhoudsdienst en hun interne klanten en partners;
• door de dagelijkse gang van zaken te observeren en te analyseren op de werkvloer.

Daarnaast hebben de mensen van de technische dienst ook een zelfanalyse uitgevoerd gericht op de belangrijkste competenties van de technische dienst maar ook op het vlak van de veranderbereidheid. Met deze input hebben we een workshop georganiseerd om onze analyse van de actuele toestand te bespreken. In deze interactieve workshop hebben we de benchmark resultaten besproken. De 12 VDM^XL-indicatoren die telkens representatief zijn voor een bepaald proces worden op deze manier vergeleken met gelijkaardige bedrijven in de sector. Naast de kwantitatieve vergelijking hebben we ook de maturiteit van de processen besproken. Deze kwalitatieve analyse is gebaseerd op de gesprekken en observaties.

Na de current state workshop hebben we ook een future state workshop georganiseerd. Bij Total Ertvelde is het verhogen van de technische beschikbaarheid de dominante waardedrijver. Op basis hiervan hebben we gekeken welke “best practices” er geïmplementeerd kunnen worden om direct een positieve bijdrage te hebben bij dit thema. De basis hierbij ligt op het versterken van de “aorta” van de onderhoudsorganisatie: Reliability Engineering – Werkvoorbereiding & Planning – Job Execution.

De conclusies van de future state workshop werden daarna vertaald in een actieplan. Dit “Step-To-MileStone-plan” is een stappenplan voor de komende 18 maanden. Hierin staan alle activiteiten per maand en per thema die nodig zijn om de vooropgestelde targets te behalen.

Een technische dienst werkt aan korte termijn en lange termijn acties. Het is hierbij belangrijk dat iedereen de tijd en vaardigheden heeft om zijn/haar rol uit te voeren. Een duidelijke rolverdeling is hierbij belangrijk. Bij Total Ertvelde hebben we daarom eerst gewerkt aan een duidelijk en homogeen maintenance & asset managementproces. Met de Mainnovation Process Map als basis hebben we in een aantal sessies alle Total processen van de technische dienst uitgeschreven. In deze oefening hebben we samen de toekomstige processen (TO-BE) uitgeschreven, maar hierdoor gaan we ook kritisch kijken naar processen die al lang ingeburgerd zijn maar die misschien niet perfect lopen. Na het uitschrijven van de TO-BE processen hebben we een gap-analyse gemaakt tussen de huidige (AS-IS) en de toekomstige (TO-BE) processen en zijn er afspraken gemaakt om de delta’s weg te werken. De process map is ook een ideaal instrument om de rollen en verantwoordelijkheden eenduidig toe te wijzen aan de processtappen. Op basis van de RACI-matrix wordt er aangegeven wie: R (Responsible – Verantwoordelijk) – A (Accountable – Eindverantwoordelijke) – C (Consulted – Geraadpleegd) – I (Informed – Geïnformeerd) moet worden.

De analyse en optimalisatie van de processen en bijhorende verantwoordelijkheden vormen de basis om de structuur van de technische dienst aan te passen en klaar te zetten voor de toekomst.

Toegevoegde waarde Mainnovation

Mainnovation heeft met de gestandaardiseerde aanpak van een VDM^XL-audit op korte termijn een analyse kunnen maken van de actuele situatie. Aan de hand van de benchmark database met relevante referenties binnen de branche hebben we de resultaten kunnen vergelijken en aftoetsen.

De inbreng van de Mainnovation Process Map heeft geholpen om de processen te ordenen en nieuwe best practises te verankeren in de structuur. Met de gekoppelde rollen en verantwoordelijkheden heeft men ook een ideale tool om de rollen en functies eenduidig uit te werken en de organisatie te structureren.

Deze aanpak staat dan ook steeds in het teken van “Focus+Change”. De focus heeft te maken met de juiste analyse, het benchmarken, het proces, de rollen, het bepalen van prioriteiten en het uitwerken van een stappenplan. Al deze onderwerpen kunnen niet los gezien worden van het Change aspect. Bij iedere stap moeten we rekening houden met de acceptatie: Begrijpen de mensen de nood om te veranderen? Hebben we een duidelijke toekomstvisie? Werken we met haalbare tussenstappen?