Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden bij de uitvoering van adviesopdrachten

1. Algemeen
   De algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, werkzaamheden, offertes en overeen-komsten voor organisatie- en informatieadvisering tussen Mainnovation en opdrachtgevers, respectievelijk hun rechtsopvolgers.
2. Grondslag offertes
   Offertes van Mainnovation zijn gebaseerd op de informatie die door de opdrachtgever is verstrekt. De opdrachtgever staat ervoor in, dat hij naar beste weten daarbij alle essentiële informatie voor de opzet en uitvoering van het onderzoek heeft verstrekt. Mainnovation zal de door haar te verrichten adviesdiensten naar beste inzicht en vermogen, en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoeren. Deze verplichting heeft, tenzij anders overeengekomen, het karakter van een ‘inspanningsverplichting’, omdat het bereiken van het beoogde resultaat niet kan worden gegarandeerd.
3. Terbeschikkingstelling van informatie, medewerkers en faciliteiten door de opdrachtgever
   Om de uitvoering van de opdracht goed en zoveel mogelijk volgens tijdschema te laten verlopen, verstrekt de opdrachtgever tijdig alle documenten die Mainnovation daarvoor nodig heeft. Dit geldt ook voor de terbeschikkingstelling van medewerkers van de eigen organisatie van de opdrachtgever, die bij de werkzaamheden zoals omschreven betrokken zullen zijn. Indien dit in de offerte is overeengekomen, verschaft de opdrachtgever op zijn locatie tevens kosteloos een eigen werkruimte met telefoonaansluiting.
4. Het betrekken van derden bij de opdrachtuitvoering
   Het betrekken of inschakelen van derden (door Mainnovation of de opdrachtgever) bij de opdrachtuitvoering geschiedt uitsluitend in onderling overleg.
5. Wijziging adviesteam
   Mainnovation kan in overleg met de opdrachtgever de samenstelling van het adviesteam wijzigen, indien zij meent dat dit voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk is. De wijziging mag de kwaliteit van de te verrichten adviesdiensten niet verminderen, noch de continuïteit van de opdracht ongunstig beïnvloeden. Een wijziging van het adviestaak kan ook op verzoek van de opdrachtgever in overleg met Mainnovation plaatsvinden.
6. Wederzijds personeel
   Geen van de partijen mag tijdens de uitvoering van de opdracht en binnen één jaar na beëindiging van de opdracht personeel van de wederpartij in dienst nemen of met dit personeel over indiensttreding onderhandelen, dan in overleg met de wederpartij.
7. Tarieven en kosten van de opdracht
   Met betrekking tot de tarieven en de daarop gebaseerde kostenramingen staat in de offerte aangegeven, of daarbij zijn inbegrepen de reis- en verblijfskosten en andere opdrachtgebonden kosten. Voor zover deze kosten niet zijn inbegrepen, kunnen ze afzonderlijk in rekening worden gebracht.
8. Jaarlijkse tariefsaanpassing
   Tariefsaanpassing vindt, tenzij specifiek anders overeengekomen, aan het begin van ieder jaar plaats. De tariefsverhoging is gebaseerd op het toegenomen expertiseniveau van de in te zetten adviseurs en de landelijke ontwikkeling van lonen en andere sociale lasten.
9. Flexibiliteit van werktijden en -locaties
   Het is de verwachting dat het merendeel van de advieswerkzaamheden op de locatie van de opdrachtgever zal worden uitgevoerd. Voor het deel van de werkzaamheden waarbij aanwezigheid op de locatie van de opdrachtgever niet noodzakelijk of niet efficiënt is, zal Mainnovation, tenzij anders overeengekomen, zelf bepalen op welke tijdstippen van de dag en op welke fysieke locatie de bedoelde werkzaamheden worden uitgevoerd. Met deze bepaling wordt beoogd onnodige reistijden, reiskosten en verblijfskosten te vermijden en voor de opdrachtgever een zo efficiënt mogelijke opdrachtuitvoering te kunnen realiseren. Voor werkzaamheden verricht buiten normale kantoortijden of –dagen worden geen extra kosten in rekening gebracht.
10. Betalingsvoorwaarden
    Het honorarium en de kosten zoals in artikel 7 genoemd, worden maandelijks bij (voorschot-) declaratie in rekening gebracht. Voor nog lopende opdrachten geschiedt dit aan het einde van de maand, voor afgeronde opdrachten geschiedt dit direct na beëindiging.
    Betaling dient te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum. Na die vervaldag wordt de wettelijke rente in rekening gebracht, zonder dat ingebrekestelling is vereist. Indien betaling achterwege blijft, kan het bureau met een beroep op de onzekerheidsexceptie de uitvoering van de opdracht opschorten.
    Is de opdrachtgever in verzuim of schiet hij op een andere wijze tekort in het nakomen van één of meerdere verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening voor zijn rekening, zowel de gerechtelijke als de buitengerechtelijke.
    Indien de opdracht is verstrekt door meer dan één opdrachtgever, zijn alle opdrachtgevers hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen zoals in dit artikel aangegeven (ongeacht de tenaamstelling van de declaratie).
11. Wijziging van de opdracht c.q. meerwerk
    De opdrachtgever aanvaardt dat de tijdsplanning van de opdracht kan worden beïnvloed, indien partijen tussentijds overeenkomen de aanpak, werkwijze of omvang van de opdracht en/of de daaruit voortvloeiende werkzaamheden uit te breiden of te wijzigen.
    Indien de tussentijdse wijziging in de opdracht of opdrachtuitvoering ontstaat door toedoen van de opdrachtgever, zal Mainnovation de noodzakelijke aanpassingen aanbrengen, indien de kwaliteit van de dienstverlening dit vergt. Indien zo’n aanpassing leidt tot meerwerk, zal dit als een aanvullende opdracht aan de opdrachtgever worden bevestigd.
12. Duur en afsluiting van de opdracht
    Op basis van de verkregen informatie maakt Mainnovation bij het indienen van haar offerte een inschatting van de duur van de opdracht. Factoren buiten de directe invloedssfeer van het adviesteam kunnen van invloed zijn op de feitelijke opleverdatum. Zodra duidelijk mocht worden dat de geplande opleverdatum niet gehaald zal worden, zal de opdrachtgever hierover worden ingelicht en wordt in overleg bepaald welke maatregelen mogelijk zijn.
    In financiële zin is de opdracht beëindigd (afgesloten), zodra de eindafrekening (slotfactuur) door de opdrachtgever is goedgekeurd. Indien de opdrachtgever het niet eens is met de slotfactuur dient de opdrachtgever Mainnovation binnen 14 dagen na de dagtekening van de slotfactuur hierover te berichten. Zonder berichtgeving voor deze termijn wordt de eindafrekening geacht te zijn goedgekeurd en zal de opdracht door Mainnovation ook administratief worden afgesloten.
13. Kwaliteitsbewaking en evaluatie
    Gedurende de opdrachtuitvoering zal tussentijdse evaluatie plaatsvinden. Zowel opdrachtgever als Mainnovation kan hiertoe het initiatief nemen.
    Aan het eind van de opdracht wordt het opgeleverde project geëvalueerd ten aanzien van aspecten als kwaliteit, tijdigheid en kosten versus baten. Bij opdrachten met een omvang kleiner dan € 10.000 geschiedt dit mondeling. Bij opdrachten met een grotere omvang geschiedt dit schriftelijk aan de hand van een door Mainnovation te verstrekken evaluatieformulier.
14. Vertrouwelijkheid
    Mainnovation is verplicht tot geheimhouding van alle informatie en gegevens van de opdrachtgever jegens derden. Mainnovation zal in het kader van de opdracht alle mogelijke voorzorgsmaatregelen nemen ter bescherming van de belangen van de opdrachtgever. De opdrachtgever zal zonder toestemming van Mainnovation aan derden geen mededeling doen over de aanpak van Mainnovation, haar werkwijze en methodieken (inclusief ‘toolkits’), dan wel opgeleverde rapportages ter beschikking stellen.
15. Intellectuele eigendom
    Opdrachtgever zal de eigenaar zijn van alle project documenten die Mainnovation levert. Opdrachtgever zal gebruik mogen maken van de methodologieën en software van Mainnovation. Maar de opdrachtgever zal niet het intellecuele eigendom van de methodologieën en software hebben na het uitvoeren van het project, noch het recht hebben om de methodologieën en software te gebruiken buiten de opdrachtgever of voor commerciële doelen. Het intellectuele eigendom van de methodologieën en software van Mainnovation blijft alleen van Mainnovation.
16. Opdrachtgever als referentie
    De naam van de opdrachtgever of een beknopte omschrijving van de uitgevoerde opdracht wordt door Mainnovation alleen als referentie gebruikt, wanneer de opdrachtgever daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven. Dit kan met behulp van het evaluatieformulier zoals genoemd in artikel 14. Voor het overige blijven de bepalingen van artikel 16 van kracht.
17. Aansprakelijkheid
    Mainnovation is aansprakelijk voor de tekortkomingen in de uitvoering van de opdracht, voor zover deze het gevolg zijn van het niet in acht nemen van zorgvuldigheid, deskundigheid en het vakmanschap waarop bij het uitbrengen van adviezen in het kader van de betreffende opdracht mag worden vertrouwd. De aansprakelijkheid voor de schade veroorzaakt door de tekortkomingen wordt beperkt tot het bedrag van het honorarium dat Mainnovation voor haar werkzaamheden in het kader van die opdracht heeft ontvangen, en met een maximum van € 125.000. Bij opdrachten die een langere doorlooptijd dan een half jaar hebben, geldt een verdere beperking van de hier bedoelde aansprakelijkheid tot maximaal het declaratiebedrag over de laatste zes maanden.
    Eventuele aanspraken van de opdrachtgever in hier bedoelde zin dienen binnen drie maanden na het ontdekken van de schade te zijn ingediend, bij gebreke waarvan de opdrachtgever zijn rechte heeft verwerkt.
18. Toepasselijk recht
    Op deze overeenkomst is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.
19. Geschillenregeling
    Alle geschillen welke mochten ontstaan naar aanleiding van de uitvoering van de onderhavige overeenkomst dan wel van nadere overeenkomsten, die daarvan het gevolg mochten zijn, worden beslecht overeenkomstig het Reglement van het Nederlands Arbitrage Instituut te Rotterdam.
20. Grondslag
    Deze algemene voorwaarden zijn gebaseerd op de voorschriften en professionele gedragsregels zoals deze door de Raad van Organisatie-Adviesbureaus (ROA) worden aanbevolen.