Confucius de Maintenance Manager

KPI’s delen is samenwerken aan verbetering

De Chinese filosoof Confucius leerde ons een belangrijke les op het gebied van samenwerking, leiderschap en groei: ‘Tell me and I forget, show me and I remember, involve me and I understand’. Confucius overleed in 479 voor Christus, dus deze woorden gingen niet over data, inzicht in KPI’s en asset prestaties. Het is echter zeer de moeite waard om hierop door te filosoferen.

Met KPI’s (Kritieke Prestatie Indicatoren) kun je de prestaties van je organisatie en je assets monitoren, analyseren en verbeteren. Maar welke KPI’s zijn relevant? Wat zegt een bepaalde waarde? En is het opstellen van een goed KPI dashboard niet enorm arbeidsintensief?

Kansen benutten

Om maar direct antwoord te geven op die laatste vraag: Nee, het is juist zeer eenvoudig, mits het Enterprise Asset Management systeem (EAM) goed gevuld is. Dit begint met een goed Asset Register. Een database waarin alle fysieke assets zijn vastgelegd. Aan deze assets wordt relevante informatie gekoppeld, onder andere de technische kenmerken, kosten, storingen en oplostijden. Maar ook onderhoud en inspectieplannen. Deze informatie is verwerkt in het EAM systeem.
Haarman: ‘De input die we verzamelen in ons EAM systeem – of dit nu al wel of niet volledig is – daar zit waarde in, die we nog onvoldoende benutten. We hebben input van jaren, zonder hier waardevolle output uit te halen.’ Wanneer het EAM systeem goed is ingericht, wordt het dashboard automatisch gegenereerd. ‘Het is nagenoeg een kwestie van ‘plug en play’ voor het bestaande EAM systeem.’
Terug naar Confucius. Dit is overigens ook de man die zei ‘Study the past, if you would define the future’ en 2.500 jaar later is deze filosofie verrassend goed toepasbaar. Met moderne technieken kunnen we ‘the past’ immers goed bestuderen. De inzichten in en kennis over de huidige staat en prestaties van de assets, geeft handvatten om acties voor de toekomst te kunnen definiëren. ‘Door te sturen op KPI’s krijgen we het verbeterpotentieel boven tafel. We meten en monitoren, registreren de benodigde data en we kunnen bijsturen en verbeteren.’

Dashboard voor hele organisatie

Mainnovations VDM^XL Control Panel (VCP) is een KPI dashboard voor het management én voor de volledige maintenance en asset management afdeling. Het VCP is gebouwd in moderne Business Intelligence-software en geïntegreerd met het EAM systeem van het bedrijf. Haarman: ‘Met data uit SAP EAM, IBM Maximo, Infor EAM of Ultimo worden de 12 KPI’s real time berekend en gevisualiseerd. Daarnaast bevat het Control Panel voor iedere KPI een apart dashboard met daarin zes onderliggende PI’s.’
Het dashboard kan op basis van persoonlijke voorkeuren worden ingericht. ‘Een werkvoorbereider heeft weer andere inzichten nodig dan een monteur, een maintenance manager of de CFO van een onderneming. Met dit dashboard krijgt iedereen de op hem of haar van toepassing zijnde stuurinstrumenten in handen.’ Het VCP kan dus in alle lagen van de onderneming benut worden. ‘En Confusius heeft heel mooi aangegeven waarom dit belangrijk is. Hij zegt dus ‘Tell me and I forget, show me and I remember, involve me and I understand’. Wanneer medewerkers begrijpen waarom resultaten zijn zoals ze zijn, gaan ze meedenken over hoe deze resultaten verbeterd kunnen worden. Dus door ze actief te betrekken, door ze meer inzicht te geven, draaien ze mee in de verbetermotor. Daar geloven wij in’, aldus Haarman.

VCP voor Ultimo

In nauwe samenwerking met Ultimo werd de afgelopen maanden gewerkt aan een nieuwe versie van het VDM^XL Control Panel speciaal voor Ultimo. Met zijn flexibele EAM cloud platform helpt Ultimo klanten met het verhogen van de uptime, het beheren van kosten, het verlengen van de levensduur van assets, het voldoen aan wet- en regelgeving en het waarborgen van een veilige werkomgeving. Het Ultimo EAM platform is nu geïntegreerd met het VDM^XL Control Panel op basis van Microsoft Azure en Microsoft Power BI technologie.
Gevoed door data uit het EAM systeem, vertoont het dashboard op heldere, overzichtelijke wijze de KPI’s voor de volledige site of een specifieke lijn. Ook is het mogelijk om door te klikken naar de onderliggende prestatie-indicatoren om de resultaten van de KPI’s te kunnen analyseren. Haarman: ‘Met een simpele dubbelklik op bijvoorbeeld de competentie Reliability Engineering, verschijnt het RE dashboard om zo inzicht te krijgen waarom de bovenliggende KPI onvoldoende presteert. Zoom in op de werkorders, dubbelklik en Ultimo wordt geopend zodat je gedetailleerde informatie kunt inzien.’
Als Ultimo goed is ingericht, wordt het dashboard automatisch gegenereerd. Er zijn geen extra handelingen nodig. Voor multisite organisaties bestaat zelfs de mogelijkheid om high level diverse locaties met elkaar te vergelijken. Wat zijn de performance killers en welke locaties zouden hun best practices moeten delen met de overige vestigingen? Intern benchmarken dus.

Samenwerken aan waardecreatie

Het dashboard, en alle 72 (K)PI’s die hierin zijn verwerkt, is gebaseerd op Mainnovations VDM^XL methodologie. Deze krachtige besturingsfilosofie, die is gericht op het creëren van waarde met goed onderhoud en asset management, heeft zich wereldwijd bewezen bij grote en kleine bedrijven in diverse branches.
Met de waardevolle stuurinformatie vanuit het VCP kan men dus monitoren en op basis hiervan continu verbeteren en leren. De onderhoudsafdeling wordt zo een verbetermotor voor de organisatie en gaat bijdragen aan waardecreatie. ‘Dit begint met inzicht en betrokkenheid. Dit leidt tot eigenaarschap en verantwoordelijkheid. Dan is verbeteren en waarde creëren niet langer een top-down aangelegenheid’, aldus Haarman. ‘De hele organisatie is ‘involved’. Confucius was zijn tijd dus ver vooruit. Hij zou een zeer goede maintenance manager zijn geweest.’

Lees meer over sturen met KPI’s in het artikel ‘Appels met appels vergelijken en sturen op KPI’s‘ of neem contact met ons op via info@mainnovation.com