Appels met appels vergelijken en sturen op KPI’s

Beslissingen over kostbare investeringen, zoals levensduurverlengingsprojecten, het uitbesteden van werkzaamheden of het intensiveren van inspecties, nemen we uiteraard niet over één nacht ijs. Je wil de prestaties meten, analyseren, vergelijken en dan pas een besluit nemen. Maar met verschillende data in verschillende systemen is het lastig om appels met appels te vergelijken en ook om te bepalen waar de rotte appels zich bevinden. Hoe kom je ‘in control’?

We doen het doorlopend: vergelijken, onderzoeken en beoordelen. Of het nu gaat over de aanschaf van een nieuwe auto, het boeken van een weekendje weg of het online bestellen van een boek. Wat zijn de ervaringen van anderen? Hoe scoort het product ten opzichte van andere merken? Eerst vergelijken voor je een definitief besluit neemt. Je wil immers niet te veel tijd of geld investeren en uiteindelijk wel blij zijn met je aankoop.

Sturen op KPI’s

Binnen onderhoud en asset management wil je ook weloverwogen beslissingen kunnen nemen. Hoe sta je ervoor? Welke Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) zijn belangrijk in de realisatie van je bedrijfsdoelstelling en hoe scoor je op deze KPI’s? Zit er een stijgende lijn in bijvoorbeeld je technische beschikbaarheid en zo niet, waar ligt dit dan aan? Bij het boeken van een weekendje weg klikken we nog eens op de reviews en misschien kijken we bij een andere aanbieder of dezelfde reis goedkoper kan. Maar waar halen we – met slechts enkele muisklikken – de benodigde informatie vandaag om onze onderhoudsafdeling beter te kunnen aansturen?
‘We zien veel bedrijven die verschillende IT- en OT-systemen met elkaar moeten combineren om over de verschillende assets – of dit nu om fabrieksinstallaties, infrastructurele werken of treinseries gaat – de benodigde data te verzamelen’, vertelt Pieter de Klerk, executive consultant en innovatiemanager binnen Mainnovation. ‘En dan gaat het ook nog over het combineren van data. Eén KPI zegt niet veel, je moet altijd kijken naar de relaties.’

VDM^XL motor voor verbetering

Mainnovation helpt bedrijven hun maintenance en asset management performance bestuurbaar te krijgen. Dit doen wij op basis van:

1. Een krachtige besturingsmethodiek VDM^XL;
2. Een benchmark database met ruim 1000 bedrijven;
3. Kennis van EAM systemen en vroege focus op de mogelijkheden en onmogelijkheden van moderne Reporting en Business Intelligence (BI) tools.

De erkende methodologie, Value Driven Maintenance & Asset Management (VDM^XL) – waarbij het gaat over waarde creëren met onderhoud en asset management – beschrijft een logische set aan KPI’s die onderling vergeleken kunnen worden en die de relatie leggen naar waardecreatie voor het bedrijf. Door het toegankelijk maken van betrouwbare benchmarkinformatie kan vervolgens een reële target voor uw KPI’s worden bepaald. Mainnovation beschikt over een benchmark database met meer dan 1000 bedrijven. Door KPI’s te vergelijken met sectorgenoten, wordt duidelijk waar het verbeterpotentieel zit en waar het bedrijf naar toe kan groeien om binnen de sector tot de top te behoren.

Garbage in…

Het Enterprise Asset Management systeem is voor de onderhoudsorganisatie de basis voor een data driven aanpak. Helaas zien wij veel bedrijven die het EAM systeem niet optimaal gebruiken. Beschikbare functionaliteiten worden niet of onjuist gebruikt en ook de data in het systeem is vaak van onvoldoende kwaliteit. Maar zonder goede EAM ondersteuning verlopen werkprocessen niet efficiënt en is KPI-sturing onbegonnen werk.
Een goed gevuld onderhoudsbeheerssysteem is dus onontbeerlijk. Mainnovation heeft veel kennis over en ervaring met diverse systemen. We ontdekten al vroeg de mogelijkheden en onmogelijkheden van moderne Reporting en Business Intelligence (BI) tools. In de twee decennia van haar bestaan heeft Mainnovation in diverse technologieën KPI Dashboards gerealiseerd voor EAM systemen als Maximo EAM, Infor EAM, Ultimo EAM en SAP EAM. Pieter de Klerk: ‘Onder het mom van ‘garbage in, garbage out’ loont het de moeite om de juiste data te verzamelen en dit consequent te doen. Daarnaast laat een dashboard ook zien hoe goed of slecht je processen lopen en wáár de datakwaliteit ontoereikend is, zodat je veel gerichter kunt gaan opschonen.’

Inzoomen op de KPI’s

Uiteindelijk willen we weloverwogen beslissingen kunnen nemen en kunnen bijsturen op economisch toegevoegde waarde. Het VDM^XL Control Panel is ontwikkeld voor dit doel. Dit volledig geautomatiseerde KPI-dashboard voor maintenance en asset management-organisaties is gebouwd in moderne Business Intelligence-software en is geïntegreerd met het EAM-systeem van het bedrijf. Met data uit diverse EAM systemen worden de 12 KPI’s van VDM^XL real time berekend en gevisualiseerd. Daarnaast bevat het Control Panel voor iedere KPI een apart dashboard met daarin zes onderliggende PI’s. De Klerk licht dit toe aan de hand van een voorbeeld: ‘De PI’s helpen om te verklaren waarom de KPI wel of niet aan de target voldoet. Als we bijvoorbeeld kijken naar de KPI voor Planning & Scheduling, dan kunnen we inzoomen op de onderliggende PI’s en dit zijn bijvoorbeeld werkorders op tijd gereed, trend in prioriteiten en aantal open werkorders.’ Voor iedere (K)PI bestaat de mogelijkheid om deze verder te analyseren middels flexibele drill down-analyses en lijsten met transactionele data uit het EAM-systeem. ‘Het VCP werkt zeer intuïtief, is daardoor gebruiksvriendelijk en kan heel eenvoudig worden aangepast aan de wensen van de organisatie: per site, per afdeling, per gebruiker. Maar ook de tijdsperiode kan zelf worden aangepast of het uiterlijk: wil je vergelijken aan de hand van een staafdiagram of een spinnenwebdiagram.’

VCP in Power BI

Twaalf KPI’s, meer dan 80 PI’s, plus veel ruimte voor voorkeursinstellingen en aanpassingen per gebruiker… In sommige gevallen volstaat een kleinschaligere oplossing, die makkelijk mee kan groeien met de ontwikkelingsfase van de maintenance & asset management organisatie. De Klerk: ‘We hebben gemerkt dat de grotere BI tools hier niet agile genoeg voor zijn. Onze nieuwste versie van het VDM^XL Control Panel (KPI Dashboard) is dan ook gebouwd in Microsoft Power BI. Het grote voordeel is dat deze software voor alle Office365 gebruikers makkelijk toegankelijk is. Voor diegenen die nog handmatig dumps uit het EAM systeem naar Excel brengen en daar grafieken opbouwen, is Power BI een logische volgende stap, die verrassend professionele en krachtige mogelijkheden biedt.’
Het VCP voor Power BI is beschikbaar in drie varianten:

• Stand Alone Version Power BI – de focus ligt op een beperkt aantal competenties. Deze zijn afgestemd op het bepalen van de meest dominante waardedrijver vanuit de VDM^XL methodologie. De organisatie heeft direct inzicht in de prestatieverbetering en kan wennen aan het gebruik van een dashboard, zonder dat er in deze fase al effort van de IT organisatie wordt gevraagd. Deze startversie is onderdeel van implementatie van de VDM^XL verbeteragenda. De tool wordt gevoed door een VDM^XL implementatie coach van Mainnovation. Het gebruik binnen het lopende project is gratis, maar ook gelimiteerd tot de duur van het project.
• Hybrid Version Power BI – u kunt snelheid maken door te beginnen met het standaardproduct (variant A) maar u heeft maximale vrijheid om het op basis van voortschrijdende inzichten en behoeften te laten meegroeien in de tijd in de Power BI omgeving van uw bedrijf. Interne Power BI deskundigen of consultants van Mainnovation kunnen helpen om uitbreidingen toe te voegen aan het dashboard.
• Full-service VDM^XL Control Panel for Power BI – inzicht in alle 12 competenties, circa 80 ‘drilbare’ grafieken en continue uitbreiding met extra PI’s. Mainnovation biedt up to date software en verwerkt de bijna maandelijkse Power BI updates in de oplossing, inclusief support en helpdesk. Dit kan ook in de eigen PowerBI omgeving van het bedrijf zodat u vele gebruikers kunt laten kijken in het dashboard met gebruikmaking van hun huidige Office365 licentie.

Multi site approach

Naast genoemde varianten is tevens, specifiek voor multinationals met meerdere vestigingen wereldwijd, een uitgebreide multi site oplossing ontwikkeld. Startpunt is een landkaart – de wereld, Europa of de Benelux – waarop de verschillende vestigingen zichtbaar zijn. ‘Met dit dashboard kunnen we prestaties van verschillende plants naast elkaar in beeld brengen (per werelddeel of per divisie) om vervolgens in te zoomen op de details van een individuele fabriek’, legt De Klerk uit. ‘In deze situaties geldt vaak dat de fabrieken grotendeels op de dezelfde wijze moeten werken op basis van input vanuit het EAM systeem. Ook is er een groot belang om over de fabrieken heen met dezelfde KPI’s en definities te werken. Het dashboard heeft een uitgebreide configuratiemodule met mapping tabellen zodat, ondanks verschillen, KPI’s toch eenduidig berekend en vergeleken kunnen worden.’ Op deze manier kan de performance van verschillende bedrijven wereldwijd met elkaar worden vergeleken. Wie is ‘best in class’ en wat kunnen de andere plants leren en overnemen van deze topperformer?

Neem voor meer informatie over sturen op basis van KPI’s contact op met Mainnovation via info@mainnovation.com.